Ha
sido Theodore Schellenberg quien ha designado con el término "descripción"
este área específica que engloba las diversas actividades del archivero para
elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos en general, y a
los documentos en particular.
La
descripción documental comprende no solo el análisis de los documentos: de sus
tipos, de su contenido, del lugar y fecha de redacción y de sus caracteres
internos y externos, sino también los datos para su localización.
La
descripción ha de ser:
.Exacta,
en cuanto que
los documentos no son algo específico, sino testimonios vivos y concretos.
.Suficiente, para la unidad que se está
informando (archivo, fondo, sección, serie o documento) sin ofrecer más de lo
necesario.
.Oportuna, en cuanto ha de reflejar una
programación que marque una jerarquía de la información.
Los
instrumentos que ha de utilizar el archivero y que tiene como propósito la
descripción, son: las guías, los inventarios, los catálogos.
Como instrumentos auxiliares los índices, registros, las listas,
las relaciones sumarias, y con consideración independiente, los censos.
La
descripción es, por tanto, una tarea fundamental de los archivos, y en este
sentido se pronuncia Tanodi: "ordenados bien o mal, los archivos son
prácticamente incontrolables e inaccesibles, o de consulta sumamente difícil si
no cuentan con auxiliares de control, de consulta e investigación".
La
descripción en cualquier archivo, comprende dos etapas que han de programarse
sucesivamente:
.La
inventariación,
que refleja la totalidad del conjunto documental, describiendo breve y
globalmente las series documentales, tras su clasificación, y haciendo
referencia a la unidad de instalación para su localización.
.La
catalogación, o
redacción de los catálogos de las series, que tras su valoración se estimen
dignos de aquello, ya que existen series cuya descripción pueda acabar en la
inventariación y no precisan de una particularización mayor.