Un
archivo desorganizado, (sin ordenar ni clasificar) no favorece la perduración de la documentación;
por el contrario, un archivo organizado facilita la conservación y hace más
fácil el control para el archivero y el acceso a la documentación.
Clasificación
y ordenación son pués, dos actividades específicas y distintas, aunque
complementarias y consecutivas dentro de una más amplía que podemos llamar
organización, indispensables para la posterior inventariación y catalogación y ambas irán encaminadas a respetar
la situación en que se producen los documentos, o bien a restablecerla si se ha
deshecho, es decir, a conservar el orden natural.
La
documentación se produce en el curso de un procedimiento administrativo, y a la
institución que la originó puede interesarle su conservación, de tal manera que
le sea fácil localizarla; por ello, ha de estar debidamente clasificada y
dentro de su clase, convenientemente ordenada.
La
clasificación va unida a la idea de separar, la ordenación a la idea de unir.
Clasificar
es por tanto separar la documentación estableciendo clases o grupos; ordenar es
unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad, orden que puede
ser la data, el alfabeto, el tamaño, el número.
La
clasificación será aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de
este fondo; la ordenación habrá de realizarse sobre los documentos en serie.
Existen
dos sistemas generales de clasificación:
A
priori:
realizando de antemano, sin profundizar en el contenido del fondo, sin tener en
cuenta la institución generadora, artificial, en cuadros y criterios subjetivos
y personales. Este tipo conviene a la colección documental y a determinadas
series facticias y a las bibliotecas.
A
posteriori:
realizado tras el análisis y conocimiento profundo del fondo y que nos viene
dado por el cumplimiento de las funciones propias del organismo en cuestión.
Por tanto, esta clasificación no hace sino mantener el principio de
procedencia.
La
clasificación, así entendida, no la crea el archivero, le viene impuesta por la
propia documentación, a él solo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.
En
cuanto a la ordenación, ha de realizarse sobre los documentos de cada serie,
uniendo los elementos de cada grupo, siguiendo una unidad tipo que determinará
el orden. Así, según optemos por la fecha o la data, tendremos una ordenación
cronológica; si optamos por la letras del alfabeto, una ordenación alfabética;
si por la situación o el lugar, tendremos una ordenación topográfica. También
puede conseguirse una ordenación mixta en la que se utilizaría a la vez un
orden alfabético y cronológico (correspondería por ejemplo a la correspondencia
de una institución con varios destinatarios en el que el orden principal
respondería a los nombres de estos y dentro de ellos se ordenaría por fechas).
Este
tipo de ordenación se refiere a documentos dentro de las series, existe además
una ordenación numérica, que atañe a la unidad de instalación.
En el
caso de un archivo administrativo, donde los paquetes llegan de los distintos
negociados en momentos diferentes, a cada paquete habrá que darle un número de
orden correlativo (de una cifra) por ingreso, que corresponde al número que
corresponde en el fichero-registro del fondo con numeración única, y éste será
su número en las estancias del archivo central.
En los
archivos históricos, deben existir tantas numeraciones como fondos o secciones.
En el Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla, a cada fondo de los
hospitales de Sevilla, se le ha dado un número independiente.