Organización: clasificación y ordenación

 

Un archivo desorganizado, (sin ordenar ni clasificar) no  favorece la perduración de la documentación; por el contrario, un archivo organizado facilita la conservación y hace más fácil el control para el archivero y el acceso a la documentación.

Clasificación y ordenación son pués, dos actividades específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas dentro de una más amplía que podemos llamar organización, indispensables para la posterior inventariación y catalogación y ambas irán encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos, o bien a restablecerla si se ha deshecho, es decir, a conservar el orden natural.

La documentación se produce en el curso de un procedimiento administrativo, y a la institución que la originó puede interesarle su conservación, de tal manera que le sea fácil localizarla; por ello, ha de estar debidamente clasificada y dentro de su clase, convenientemente ordenada.

La clasificación va unida a la idea de separar, la ordenación a la idea de unir.

Clasificar es por tanto separar la documentación estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad, orden que puede ser la data, el alfabeto, el tamaño, el número.

La clasificación será aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de este fondo; la ordenación habrá de realizarse sobre los documentos en serie.

Existen dos sistemas generales de clasificación:

A priori: realizando de antemano, sin profundizar en el contenido del fondo, sin tener en cuenta la institución generadora, artificial, en cuadros y criterios subjetivos y personales. Este tipo conviene a la colección documental y a determinadas series facticias y a las bibliotecas.

A posteriori: realizado tras el análisis y conocimiento profundo del fondo y que nos viene dado por el cumplimiento de las funciones propias del organismo en cuestión. Por tanto, esta clasificación no hace sino mantener el principio de procedencia.

La clasificación, así entendida, no la crea el archivero, le viene impuesta por la propia documentación, a él solo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.

En cuanto a la ordenación, ha de realizarse sobre los documentos de cada serie, uniendo los elementos de cada grupo, siguiendo una unidad tipo que determinará el orden. Así, según optemos por la fecha o la data, tendremos una ordenación cronológica; si optamos por la letras del alfabeto, una ordenación alfabética; si por la situación o el lugar, tendremos una ordenación topográfica. También puede conseguirse una ordenación mixta en la que se utilizaría a la vez un orden alfabético y cronológico (correspondería por ejemplo a la correspondencia de una institución con varios destinatarios en el que el orden principal respondería a los nombres de estos y dentro de ellos se ordenaría por fechas).

Este tipo de ordenación se refiere a documentos dentro de las series, existe además una ordenación numérica, que atañe a la unidad de instalación.

En el caso de un archivo administrativo, donde los paquetes llegan de los distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete habrá que darle un número de orden correlativo (de una cifra) por ingreso, que corresponde al número que corresponde en el fichero-registro del fondo con numeración única, y éste será su número en las estancias del archivo central.

En los archivos históricos, deben existir tantas numeraciones como fondos o secciones. En el Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla, a cada fondo de los hospitales de Sevilla, se le ha dado un número independiente.