Comisión Andaluza calificadora de documentos administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales
La ORDEN
de 7 de julio de 2000, regula el funcionamiento de la
Comisión Andaluza calificadora de documentos administrativos y los
procesos de identificación, valoración y selección documentales.
- la calificación,
- utilización e
- integración en los archivos de los documentos que componen el Patrimonio Documental Andaluz de acuerdo con el citado Reglamento y normas que lo desarrollen.
La composición y funciones del órgano colegiado se regulan en el Reglamento en sus artículos 10 y 11, apartado 3, establece que mediante Orden de la Consejería de Cultura se regulará el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
Los artículos 27 a 43 del Reglamento regulan la identificación y la valoración documentales, así como la eliminación, ésta última como el resultado de la selección documental.
De acuerdo con este marco normativo, la Consejería de Cultura, establece mediante la Orden 7 de Julio de 2000, el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, que será la pieza clave para la más adecuada configuración del Patrimonio Documental Andaluz, a la vez que:
- regula los estudios de identificación y valoración,
- presupuesto indispensable para la selección documental que permita eliminar la documentación siguiendo los criterios normativos establecidos.
Los estudios de identificación y valoración permitirán establecer las propuestas de normalización que
realizadas por los archiveros en colaboración con los organismos
gestores, afectarán a:- las nomenclaturas de las series documentales,
- al examen de sus procedimientos administrativos,
- a su descripción y
- a su tratamiento informático.
El objeto de la Orden, en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 97/2000, de 6 marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, es
- la regulación del funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos,
- así como el desarrollo de la citada norma reglamentaria en lo que afecta a la identificación, la valoración y la selección documentales.
La Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos es el órgano colegiado de la
Consejería de Cultura, adscrito a la Dirección General de Instituciones
del Patrimonio Histórico, a la que corresponde- la calificación,
- utilización e
- integración
en los archivos de los documentos que componen el Patrimonio Documental Andaluz, con las funciones establecidas en el artículo 11 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, así como las que, en su cumplimiento, se establecen en la presente Orden o pueda atribuirle la Consejería de Cultura (Artículo 2. Naturaleza y régimen jurídico).
La Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos se regirá,
- además de por las normas citadas anteriormente,
- por la legislación de régimen jurídico y del procedimiento administrativo de aplicación en la Administración de la Junta de Andalucía
- y por las instrucciones que dicte la Consejería de Cultura.
En lo no regulado en las normas citadas y con sujeción a las mismas, la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos podrá completar sus normas de funcionamiento mediante acuerdos adoptados por mayoría absoluta de sus miembros.
Los miembros de la Comisión serán nombrados por un período de 3 años. El personal al servicio de la Junta de Andalucía cesará cuando cese en el cargo cuyo desempeño motivó el nombramiento (Artículo 3. Período de nombramiento de los Vocales).
La Presidencia de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos tendrá las siguientes funciones:
- a) Ostentar la representación de la Comisión.
- b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias.
- c) Fijar el orden del día de las sesiones teniendo en cuenta las peticiones efectuadas, hasta la fecha de la convocatoria, por los demás miembros.
- e) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de los debates y suspenderlos por causas justificadas.
- f) Dirimir con su voto los empates para la adopción de acuerdos.
- g) Asegurar el cumplimiento de la legislación en las materias propias de la competencia de la Comisión.
- h) Ejercer las demás funciones inherentes a la Presidencia del órgano.
- vacante,
- ausencia o
- enfermedad del titular de la Presidencia, el vicepresidente y, en su defecto, el titular de la Dirección del Archivo General de Andalucía (Artículo 4. Presidencia).
Sobre las funciones de los miembros de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. Artículo 5.
A los miembros de la Comisión corresponderá:
- a) Recibir, con una antelación mínima de 10 días, la convocatoria de cada sesión conteniendo el orden del día, salvo lo dispuesto para las sesiones extraordinarias.
- b) Disponer, en la sede de la Secretaría de la Comisión y desde la fecha de la convocatoria de las sesiones, de la documentación que trate de los asuntos que figuren en el orden del día.
- c) Participar en los debates de las sesiones.
- d) Ejercer el derecho de voto y formular voto particular, así como expresar el sentido del mismo.
- e) Formular ruegos y preguntas.
- f) Obtener la información precisa para cumplir las funciones asignadas.
- g) Cuantas funciones sean inherentes a su condición de miembro.
La Secretaría de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos tendrá las siguientes funciones (Artículo 6):
- a) Asistir a las sesiones con voz y sin voto.
- b) Efectuar la convocatoria y citación de los miembros, por orden de la Presidencia.
- c) Recibir las comunicaciones de los miembros con el órgano.
- d) Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de las sesiones.
- e) Expedir certificaciones de las resoluciones y acuerdos adoptados.
- f) Llevar los registros de los estudios de identificación y valoración, de las tablas de valoración aprobadas y de las actas de eliminación.
- g) Poner a disposición de los miembros de la Comisión la documentación sobre los asuntos incluidos en el orden del día de cada sesión.
- h) Cuantas otras funciones le sean asignadas
- por la Comisión,
- por la Presidencia
- o sean inherentes a su cargo.
Por lo que respecta al Régimen de sesiones (Artículo 7), para la válida constitución de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, a efecto de
- la celebración de sesiones,
- deliberaciones y
- adopción de acuerdos,
se requerirá la presencia de:
- a) En primera convocatoria, la mitad de los miembros con derecho a voto.
- b) En segunda convocatoria, un tercio de los miembros con derecho a voto.
- c) En ambos casos, será necesaria la asistencia del presidente y el secretario o de quienes los sustituyan.
- a iniciativa propia o
- a petición razonada de alguno de sus miembros.
Las sesiones ordinarias deberán ser convocadas con 20 días de antelación a la fecha de su celebración, y las extraordinarias, al menos, con 2 días de antelación a la fecha señalada para su celebración.
La Secretaría convoca por orden de la Presidencia y las sesiones irán acompañadas del orden del día.
Podrán asistir a las sesiones de la Comisión, por acuerdo de la Presidencia, con voz pero sin voto, otras personas a las que se estime necesario consultar, por sus conocimientos o prestigio.
También podrá ser convocado con voz y sin voto, el archivero de la Institución proponente en casos de propuestas de eliminación.
Sobre el Régimen de adopción de acuerdos trata el Artículo 8.Los acuerdos se adoptarán por mayoría de los miembros presentes (salvo lo previsto en el artículo 2.3 de la presente Orden); y no podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure en el orden del día, excepto si están presentes todos los miembros de la Comisión y sea declarada la urgencia mediante el voto favorable de la mayoría.
De cada sesión que celebre la Comisión se levantará acta por la Secretaría, en la que se especificarán necesariamente:
- los asistentes,
- el orden del día de la sesión,
- las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado,
- los puntos principales de las deliberaciones, así como
- el contenido de los acuerdos adoptados.
Figurará también, a solicitud de cualquiera de los miembros asistentes a la sesión:
- el voto contrario al acuerdo adoptado,
- la abstención,
- los motivos que justifiquen el sentido de su voto.
Los miembros que discrepen del acuerdo adoptado podrán formular voto particular por escrito en el plazo de las siguientes 48 horas a la celebración de la sesión, que será incorporado al acta.
Las actas se aprobarán en la siguiente sesión, pudiendo la Secretaría de la Comisión emitir certificación de los acuerdos adoptados, sin perjuicio de la ulterior aprobación del acta.
En las certificaciones de acuerdos adoptados emitidas con anterioridad a la aprobación del acta se hará constar expresamente tal circunstancia (Artículo 9. Actas de las sesiones).
Grupos de trabajo. Artículo 10. En el seno de la Comisión Andaluza Calificadora de
Documentos Administrativos podrán constituirse grupos de trabajo para:
- la realización de estudios de identificación y valoración documentales
- o para el estudio de asuntos monográficos de su competencia.
Los grupos de trabajo podrán estar formados por:
- miembros de la Comisión y/o por
- archiveros del Sistema Andaluz de Archivos.
Todos los miembros de dichos grupos serán designados por la Presidencia a tal efecto.
Su coordinación será desempeñada por un Vocal de la Comisión designado por la Presidencia.
Por lo que se refiere a los estudios de identificación y valoración documentales para la selección, el Artículo 11 expresa el Contenido de los formularios para los estudios de identificación y valoración.
La información que deberán contener los estudios de identificación y valoración de las series documentales será la siguiente:
- 1. Para la identificación:
b) La especificación de la serie objeto del estudio, su denominación precisa y contenido informativo.
c) Normativa que regula su origen y procedimiento.
d) Fechas extremas de la serie a que se refiere el estudio, tipo de ordenación, nivel de descripción, volumen y soporte físico.
- 2. Para la valoración:
b) Término para el ejercicio de derecho de acceso cuando sea posible establecer un criterio general.
- 3. Para la selección:
b) Los plazos de transferencias.
Todos los estudios de identificación y valoración se acompañarán de reproducciones representativas de la serie identificada y valorada (Artículo 12. Documentos que deben acompañar a los estudios de identificación y valoración).
La imagen muestra destrucción de archivos judiciales
Tablas de valoración. Artículo 13. Las tablas de valoración reflejarán las conclusiones de los estudios de identificación y valoración para la selección documental. Podrán editarse y contendrán los siguientes datos:
a) Código de la serie identificada y valorada, correspondiente al Registro de tablas de valoración.
b) Denominación de la misma.
c) Procedencia y unidad productora.
d) Normativa aplicable.
e) Régimen de acceso.
f) Documentos que integran cada unidad documental.
g) Plazos de permanencia y transferencias.
h) Series relacionadas.
i) Resolución, que incluirá, en su caso, la técnica de muestreo.
Los extractos de las tablas de valoración (Artículo 14) serán publicados en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía y contendrán:
a) Código de la serie identificada y valorada.
b) Denominación de la misma.
c) Procedencia.
d) Resolución de aprobación.
Formularios para los estudios de identificación y valoración (Artículo 15).
Deberán ser aprobados por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos
Administrativos. estos serán los formularios para los estudios de identificación y valoración a efectos de la selección documental (Artículo 11).
Los formularios aprobados serán remitidos a todos los archivos del Sistema Andaluz de Archivos.
Serán publicados en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía, por Resolución de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico en el plazo de 2 meses, desde la fecha de su aprobación:
- Los formularios
- junto con el acuerdo de aprobación de la Comisión.
Por lo que respecta a la recepción y admisión de los estudios de identificación y valoración (Artículo 16). Los estudios de identificación y valoración serán dirigidos a la Presidencia de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, por los coordinadores de los grupos de trabajo o por los responsables de los archivos, quienes, con carácter previo a su elaboración, requerirán información a la Secretaría de la Comisión sobre la existencia de estudios similares, con tablas de valoración aprobadas y publicadas o en vías de aprobación y publicación.
Se llevará un Registro de los estudios de identificación y valoración recibidos.
La Comisión acordará la admisión de los estudios de identificación y valoración ajustados al propósito de la selección.
Cuando no reúnan los requisitos establecidos, se dará al solicitante el trámite de subsanación establecido legalmente.
Si se considerase no adecuado el propósito de la selección, podrá acordarse su inadmisión.
La Comisión podrá recabar toda la información necesaria antes de elaborar las tablas de valoración.
Elaboración y publicación de las tablas de valoración (Artículo 17). La Comisión elaborará, a partir de los estudios admitidos, las tablas de valoración (conformea lo establecido en el artículo 13 de esta Orden) y las elevará al titular de la Consejería para su aprobación.
El plazo para dictar y notificar la Orden que concluya el procedimiento será de 6 meses.
Aprobadas las tablas de valoración por el titular de la Consejería Cultura, la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico dispondrá la publicación de su extracto en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía (conformea lo que establece el artículo 14 de esta Orden), en el plazo de 2 meses desde la fecha de su aprobación.
Se llevará un Registro de las tablas de valoración aprobadas, asignándoles a cada una de ellas un código.
Propuestas de eliminación con tablas de valoración. Artículo 18. Las propuestas de eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración deberán:
- hacer referencia al código de la tabla correspondiente
- y serán remitidas a la Presidencia de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos por el titular de los documentos,
- adjuntado informe favorable del archivero o responsable de los mismos.
La Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos emitirá su informe, que será notificado por el titular de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico al:
- proponente
- y al archivero.
El plazo para la emisión y notificación del informe será de 6 meses.
Propuestas de eliminación sin tablas de valoración aprobadas. Artículo 19. Las propuestas de eliminación de documentos que
no cuenten con tablas de valoración aprobadas, presentadas por el
titular de los documentos con informe favorable del archivero
responsable de la Institución, deberán ir acompañadas de los
correspondientes estudios de identificación y valoración ajustados al
formulario aprobado.Las propuestas serán tramitadas según lo establecido en los artículos 16 y 17 de esta Orden.
La Orden de la Consejería que resuelva el procedimiento será dictada y notificada, en el plazo de 6 meses, al proponente y al archivero responsable del archivo.
Remisión y registro de las actas de eliminación. Artículo 20. A la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos le será remitido un ejemplar de todas las actas de eliminaciones llevadas a cabo en el plazo de los 10 días siguientes a la eliminación.
Las actas de eliminación deberán estar firmadas por el titular de los documentos y por el archivero o responsable del archivo. Se llevará un Registro de dichas actas. En ellas se hará constar:
- la fracción de serie o series eliminadas,
- el número de unidades de instalación y metros lineales,
- así como la técnica de muestreo utilizada.