Una vez transcurridos los plazos legales y en razón de su condición de patrimonio documental andaluz, la documentación de titularidad pública, exclusivamente puede realizarse con autorización de la Comisión Andaluza de Valoración Documental, siguiendo los procedimientos que están establecidos en la normativa reguladora del funcionamiento de dicha comisión.Conlleva el borrado de documentos y expedientes la autorización que emita la Comisión. Se entenderá como "borrado" la remoción de datos o documentos sensibles en un dispositivo de almacenamiento, para que los mismos no puedan ser reconstruidos usando ninguna técnica al efecto.
Junto a la autorización de la CAVD la eliminación de documentos ha de tener presente lo previsto en la medida de "Borrado y destrucción" del Esquema Nacional de Seguridad.
No se podrán eliminar documentos que se encuentren en alguna circunstancia como que:
- Estén calificados como "conservación permanente" conforme a los dictámenes de la CAVD.
- Que no haya transcurrido el plazo de conservación, durante el cual persiste su valor probarotio de derechos y obligaciones ya sea de personas físicas o jurídicas.
- No cuenten con la autorización previa que establece la legislación enmateria de documentos, archivos y patrimonio documental.
- Esté incurso en procedimiento judicial.
Deberán ser informados, los documentos electrónicos incursos en procedimientos judiciales, por parte de las unidades competents, con la finalidad de actualizar los metadatos de acceso y valoración de estos documentos.