Funcionamiento de los archivos centrales de las Consejerías, Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el Archivo General de Andalucía
El
funcionamiento de los archivos centrales de las Consejerías, Organismos
Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía y su coordinación con el
Archivo General de Andalucía se establece en el DECRETO
233/1989, de 7 de noviembre de 1989.
Con el mismo la Consejería de Cultura pretende asegurar la tutela del patrimonio documental andaluz, que
también comprende las fuentes documentales de los órganos
legislativos y administrativos de los servicios públicos de la Comunidad
Autónoma Andaluza.Los archivos son memoria permanente y segura de la historia.
Su creación y su conservación es muestra de desarrollo y promoción cultural. Los documentos se conservan como prueba de
- los hechos y
- derechos,
- como fuentes de la información necesarias para la gestión de los asuntos colectivos e individuales,
- sin olvidar que tal contenido se convierte, con el paso de los años, en materia de interés cultural.
El Decreto 323/1987, de creación del Archivo General de Andalucía, establece en su artículo quinto, la aparición de un archivo central en cada Consejería.
El importante volumen de documentación generado por
- los Organismos Autónomos y
- Empresas de la Junta de Andalucía,
a que se refieren los artículos 4 y 6 de la Ley General 5/1983, de la Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma, aconseja extender a estos organismos la existencia de su correspondiente archivo central.
La función de estos archivos centrales y su relación con el Archivo General de Andalucía, que conservará el caudal documental de esos archivos centrales, se ha de determinar una uniformidad de criterios en:
- el tratamiento archivístico de los fondos documentales,
- el flujo de la documentación, continuo y ordenado;
- la accesibilidad semejante para documentos similares
- y el servicio, adecuado.
Es función de la Consejería de Cultura y del desarrollo de sus competencias:
- el apoyo técnico,
- las directrices para el funcionamiento,
- la satisfacción de las demandas de coordinación
- y unidad de planteamientos de los procesos archivísticos en centros semejantes.
Así pues, el Decreto 233/1989 establece el funcionamiento de
- los archivos centrales de las Consejerías,
- Organismos Autónomos
- y Empresas de la Junta de Andalucía
- y su relación con el Archivo General de Andalucía
en pro de una racional actuación y tratamiento de los fondos documentales.
Los archivos son instituciones de apoyo a la Administración Pública y un servicio de investigación científica, facilitando:
- la conservación,
- organización y
- servicio de documentos.
Así pues, en virtud de lo establecido en el
artículo 5 del Decreto 323/1987,
por el que se crea
el Archivo General de
Andalucía,
a propuesta de la Consejería de Cultura,
con informe de las
Consejerías de Hacienda y Planificación y de Gobernación
y previa la
deliberación del Consejo de Gobierno en su reunión del día 7 de
noviembre de 1989,
se dispone que:
Ha de tener un archivo central cada
- Consejería,
- Organismo Autónomo y
- Empresa de la Junta de Andalucía
. que cuidará y conservará los documentos, desde su creación hasta su eliminación o transferencia al Archivo General de Andalucía,
. ejerciendo, -en los límites de su competencia-, las actividades archivísticas necesarias a tal fin.
. Sólo podrán eliminarse los documentos que reglamentariamente se determinen en desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la
Junta de Andalucía es responsable de la custodia y conservación de la
documentación que produce sin perjuicio de las funciones de
planificación, coordinación y tutela que corresponden a la Consejería de
Cultura según el artículo 8º de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de
Archivos. Los archivos centrales estarán adscritos a la Secretaría General Técnica u órgano equivalente de los Organismos Autónomos y Empresas de la Junta de Andalucía, dependiendo funcionalmente, a través del Archivo General de Andalucía, de la Consejería de Cultura, que tendrá las competencias establecidas en el Decreto 233/1989 y en sus normas de desarrollo.
El Archivo General de Andalucía
- organizará y
- coordinará
la actuación de los archivos centrales en cada una de las funciones archivísticas, pues en último término, será el destino de la documentación procedente de los archivos centrales.
La Consejería de Cultura facilitará y coordinará la labor técnica de organización y defensa del patrimonio documental de las
- Consejerías,
- Organismos Autónomos y
- Empresas de la Junta de Andalucía.
Los archivos centrales dependerán orgánicamente de la Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía en que radiquen, quienes deberán proveerlos de
- los locales,
- material y
- suministros necesarios para su adecuado funcionamiento,
previo informe de la Consejería de Cultura, correspondiéndoles, asimismo, en el marco de la normativa vigente, el desarrollo y la dotación de su estructura orgánica.
La dirección de los archivos centrales será desempeñada por personal con Titulación Superior especializado en materia archivística. Estos directores dependerán:
- funcionalmente, de la Consejería de Cultura y
- orgánicamente, de la Consejería, Organismo Autónomo en que realicen sus funciones.
Las Empresas de la Junta de Andalucía se atendrán a los criterios y normas dictados por el Archivo General de Andalucía.
El archivo central ha de:
- recoger y
- seleccionar anualmente la documentación,
cualquiera que sea su:
- fecha,- su forma
- o soporte material,
producida o recibida por la Consejería, Organismo Autónomo o Empresa de la Junta de Andalucía, o por alguno de sus órganos o por las personas físicas al servicio de los mismos en el desempeño de su cargo hasta su transferencia regular al Archivo General de Andalucía, así como
- conservar,
- organizar,
- describir y
- facilitar esos documentos para el uso administrativo.
Corresponde a los directores de los archivos centrales la dirección
- científica,
- técnica y
- administrativa de los archivos a su cargo
con arreglo a las disposiciones sobre su
- régimen,
- organización y
- funcionamiento
y a las resoluciones que se acuerden por la Consejería de Cultura.
Los directores velarán por
- la adecuación archivística de la conservación
- y organización de los documentos,
tanto en los archivos de cada oficina como en el archivo central, para una mejor preparación de la selección, eliminación, transferencia y servicio de esos fondos documentales.
La Consejería de Cultura dictará las normas sobre los trabajos de:
- organización de los fondos documentales,
- su descripción
- y su instalación
con el objeto de que todas las funciones archivísticas que de ellos se deriven sean uniformes y semejantes.
Las transferencias anuales de documentación desde las oficinas y departamentos productores al archivo central se deberán realizar mediante relaciones de inventario, distintas para
- los libros,
- legajos
- y otros soportes materiales,
en las que se especifique claramente la procedencia de la documentación.
Cada unidad de instalación tendrá consignado su número de inventario.
Estas relaciones deberán estar firmadas por el responsable de la oficina o departamento remisor.
En el archivo central se cotejarán esos inventarios con la documentación, tras lo cual el Director del Archivo firmará el recibí.
Cuando un Departamento, Servicio, Dirección General o equivalente desaparezca, la documentación generada por ese órgano-documentación que corresponda a competencias no asumidas por los organismos que pasen a desempeñar sus funciones se transferirá inmediatamente al archivo central.
Los archivos centrales de cada Consejería, Organismo Autónomo y Empresa de la Junta de Andalucía realizarán transferencias anuales de documentación al Archivo General de Andalucía, que se harán mediante relaciones de inventario, distintas para los libros y legajos y otros soportes materiales, en los que se especifique claramente la procedencia de la documentación.
Cada unidad de instalación tendrá consignado su número de inventario.
Estas relaciones deberán estar firmadas por el Director del Archivo remisor.
En el Archivo General de Andalucía se cotejarán esos inventarios con la documentación, tras lo cual, el Director del Archivo firmará el recibí.
Los gastos derivados de las operaciones de transferencia estarán a cargo del Archivo General de Andalucía, su dirección coordinará la acción de las remisiones.
La documentación conservada en los archivos centrales, al igual que la custodiada en el Archivo General de Andalucía, se considerará, en todo momento, al servicio de los Departamentos y Organismos que la hubieran generado.
Los archivos centrales y el Archivo General de Andalucía facilitarán cualquier
- información,
- copia y
- certificación que sea solicitada por el Organismo remisor del documento.
Los archivos centrales podrán prestar la documentación original, -con el oportuno control-, a las dependencias remisoras.
El Archivo General de Andalucía sólo podrá prestar los documentos originales previa autorización del Director General de Bienes Culturales con el precedente informe del Director del Archivo.
Los locales de los archivos centrales deberán reunir las condiciones de seguridad y las instalaciones y equipamiento específico y necesario para la conservación de los documentos y para el correcto desarrollo de las funciones de trabajo y servicio de los mismos, instalación y equipamiento que deberá contar con el informe favorable de la Consejería de Cultura.
Los Archivos Históricos Provinciales cumplirán la finalidad de archivo general de los Servicios Periféricos de la Administración Autonómica, por lo que realizarán
- funciones de asesoramient,o con respecto a esos servicios en materia archivística
- y de conservación
- y protección del patrimonio documental
- y se encargarán de recoger,
- seleccionar,
- conservar y
- organizar la documentación producida o recibida por dichos Servicios Periféricos.
El Decreto 233/1989 será de aplicación a los Archivos Históricos Provinciales en el cumplimiento de las funciones que les atribuye el artículo 6 del Decreto 323/1987 sobre la documentación generada por los Servicios Periféricos de la Administración Autonómica.
El Consejero de Cultura queda facultado para el desarrollo establecido en el Decreto 233/1989.