La salida de documentos de su respectivo archivo puede ser temporal o definitiva (Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984 de Archivos, Artículo 70. Clases de salidas).Salida temporal es la que se realiza por un periodo de tiempo determinado y con fines de
- restauración,
- reproducción o
- difusión cultural.
Salida definitiva es por la cual los documentos causan baja en el archivo que hasta ese momento tenía la responsabilidad de su
- custodia,
- control,
- conservación y
- servicio.
Queda exceptuada del régimen de salidas de documentos, la que se produzca en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico, sin perjuicio de la observancia de las normas que regulen el funcionamiento de los archivos.
Los archivos de titularidad estatal existentes en Andalucía se regirán por:
- lo dispuesto en la legislación de Patrimonio Histórico Español y
- por el convenio suscrito por la Administración General del Estado y la Administración de la Junta de Andalucía sobre gestión de archivos de titularidad estatal y gestión autonómica,
- sin perjuicio de lo establecido en la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Artículo 71. Salida de los documentos contemplados en los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
La salida de documentos a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, se formalizará de acuerdo con los artículos 74 al 78 del presente Reglamento y la Orden que los desarrolle. En todo caso, se requerirá
autorización de la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico de la Consejería de Cultura.
Los documentos podrán ser trasladados, dentro del territorio nacional, de acuerdo con lo establecido en la Ley 3/1984, en la redacción dada a su artículo 36 por la Ley 3/1999, de 28 de abril.
El procedimiento de salida de documentos así como los instrumentos de control necesarios, serán establecidos por la Consejería de Cultura, en el ámbito de sus competencias, para
- la Administración de la Junta de Andalucía,
- sus organismos autónomos,
- empresas públicas
- y demás entidades de aquellas dependientes (Artículo 73. Procedimiento e instrumentos de control).
Existen varias clases de salidas temporales.
Salidas para restauración y reproducción. Deberá ser autorizada por la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico, que podrá solicitar informe al Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico sobre la necesidad de la restauración, así como sobre la adopción de las medidas adecuadas y conducentes a la salvaguarda de los documentos. Artículo 74.
Salidas para exposiciones. Podrá ser solicitada al archivo o al titular de los documentos con una antelación de 2 meses, haciendo constar las medidas de seguridad yconservación que se establezcan (Artículo 75).
La petición será informada por el archivero responsable del archivo, -con la conformidad del titular de los documentos-, quien la elevará a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico para su autorización.
Antes de la salida de los documentos deberá realizarse una copia de seguridad.
Las salidas para constitución de depósitos en otros archivos de uso público se regirán por lo establecido en el Título II, Capítulo III, Sección 5. ª del presente Reglamento 97/2000. En este caso, el depósito podrá constituirse por plazo inferior a diez años (Artículo 76).
Salidas de documentos pertenecientes a un depósito en archivos de uso público (Artículo 77). La salida temporal de documentos en régimen de depósito en un archivo de uso público requerirá la
autorización del titular de los mismos, que podrá ser aportada por el solicitante o ser recabada por el archivo.
En cuanto a las salidas definitivas y las causas de las salidas definitivas (Artículo 78). Los documentos conservados en archivos pertenecientes al Sistema Andaluz de Archivos podrán salir definitivamente de sus sedes:
- a) Por transferencias regulares o extraordinarias (según lo establecido en los artículos 50 al 57 del presente Reglamento).
- b)Por extinción de un depósito.
- c)Por bajas en razón de siniestros o como consecuencia de la eliminación.