Conceptos según la Ley 7/2011 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio documental

 La  Ley 7/2011 , 3 de noviembre, de documentos archivos y patrimonio documental, tiene por objeto:

- regular la gestión,
- la protección,
- el acceso y
- la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía,
- la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.

Primeramente veamos algunos conceptos.

a) Documento:

Toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.

b) Documentos de titularidad pública:

Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas en el artículo 9, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.

 
c) Documentos de titularidad privada:

  Documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas no incluidos en la definición anterior.

d) Archivo:

Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Se entiende también por archivo la unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

e) Archivo público:

Archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.

f) Archivo privado:

Archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada
en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

g) Archivo de oficina:

conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa.

h) Archivo central:

Unidad administrativa cuya función es la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficina, hasta su transferencia al archivo intermedio.

i) Archivo intermedio:

archivo cuya función es la gestión de los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación definitiva.

j) Archivo histórico:

Archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente.

k) Red de archivos:

Conjunto de archivos vinculados entre sí en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de estos o de la posibilidad de compartir y explotar información común o de poseer características comunes.

l) Sistema Archivístico de Andalucía:

Conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución, seguimiento e inspección de la gestión de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía y de los archivos integrados en dicho sistema archivístico, de acuerdo con lo previsto en el artículo 40, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.

m) Gestión documental:

Conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía. La gestión documental tiene un carácter transversal, ya que participan en la misma todas las personas responsables de la gestión administrativa y se aplica a todos los ámbitos de actividad.

n) Patrimonio Documental de Andalucía:

conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma.

El ámbito de aplicación de la Ley 7/2011 de Documentos, Archivos y Patrimonio documental, de 3 de noviembre viene a ser, sin perjuicio de lo que establecen:

- la legislación estatal
- los tratados
- y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables,

las disposiciones de esta Ley serán de aplicación a:

a) Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en la presente ley.
b) El Patrimonio Documental de Andalucía.
c) Los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad.

Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad Autónoma se regirán por:

- la legislación estatal que les afecte,
- por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía
- y por las disposiciones de esta Ley 7/2011. (Artículo 3)

Los principios generales que inspiran la Ley 7/2011 de documentos, Archivos y Patrimonio Documental serán la consecución de los objetivos inspirados en los siguientes principios:

1. Los principios generales de organización, actuación y atención a la ciudadanía, recogidos en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía.

2. Transparencia, accesibilidad e igualdad, de acuerdo con los derechos de la ciudadanía y las garantías de una sociedad democrática, respetando los derechos fundamentales protegidos por la Constitución.

3. Carácter transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 54 y los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos con independencia de su productor.

4. Adaptación a las nuevas tecnologías con la promoción de la gestión documental electrónica. (Artículo 4. Principios generales).