La Ley 7/2011 , 3 de noviembre, de documentos archivos y patrimonio documental, tiene por objeto:
- regular la gestión,
- la protección,
- el acceso y
- la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía,
- la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía.
Primeramente veamos algunos conceptos.
a) Documento:
toda información producida por las
personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza
como testimonio de
sus actos,
recogida en un soporte,
con independencia de la forma de
expresión
o contexto tecnológico en que se haya generado.
Se excluyen de
este concepto
las publicaciones que no formen parte de un expediente
administrativo.
b) Documentos de titularidad pública:
documentos de
titularidad de las personas físicas o jurídicas,
tanto públicas como
privadas,
enumeradas en el artículo 9,
producidos y recibidos en el
ejercicio de las competencias que les son propias,
sin perjuicio de la
normativa estatal o internacional que les afecte.
c) Documentos de titularidad privada:
documentos de
titularidad de las personas físicas o jurídicas
no incluidos en la
definición anterior.
d) Archivo:
conjunto orgánico de documentos
producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones
por las personas
físicas o jurídicas,
públicas y privadas.
Se entiende también por
archivo la unidad administrativa
o institución que custodia,
conserva, organiza y difunde
los documentos, incluidos los electrónicos,
en cualquier etapa de su producción o tratamiento,
para la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
e) Archivo público:
archivo que custodia y sirve
los documentos generados por las entidades públicas
en el ejercicio de
sus competencias
y que tiene a su cargo la gestión documental.
f) Archivo privado:
archivo que custodia los
documentos generados
por personas físicas o jurídicas de naturaleza
privada
en el ejercicio de las funciones y actividades que les son
propias.
g) Archivo de oficina:
conjunto orgánico de
documentos
producidos o recibidos
en el ejercicio de sus funciones
por
una unidad administrativa.
unidad administrativa cuya
función es
la gestión documental
aplicada a los documentos de los
organismos a los que están adscritos,
transferidos desde las unidades
productoras o
desde los archivos de oficina,
hasta su transferencia al
archivo intermedio.
i) Archivo intermedio:
archivo cuya función es la
gestión
de los documentos transferidos
desde los archivos centrales
hasta su eliminación
o transferencia a un archivo histórico
para su
conservación definitiva.
j) Archivo histórico:
archivo cuya función es
la
custodia y conservación de los documentos calificados
como de
conservación permanente.
k) Red de archivos:
conjunto de archivos vinculados
entre sí
en razón del traspaso de la custodia de los documentos
a lo
largo de la vida de estos
o de la posibilidad de compartir y explotar
información común
o de poseer características comunes.
l) Sistema Archivístico de Andalucía:
conjunto de
órganos, archivos y centros
que llevan a cabo la
planificación,
dirección,
coordinación,
ejecución,
seguimiento e
inspección
de la
gestión de los documentos
integrantes del Patrimonio Documental de
Andalucía
y de los archivos integrados en dicho sistema archivístico,
de
acuerdo con lo previsto en el artículo 40,
sin perjuicio de lo
establecido en la legislación estatal que le sea de aplicación.
m) Gestión documental:
conjunto de funciones y
procesos reglados,
aplicados a lo largo del ciclo vital de los
documentos,
para garantizar el acceso y uso de los mismos,
así como para
la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
La gestión
documental tiene
un carácter transversal,
ya que participan en la misma
todas las personas responsables de la gestión administrativa
y se aplica
a todos los ámbitos de actividad.
n) Patrimonio Documental de Andalucía:
conjunto de
los documentos
producidos, recibidos o reunidos
por las personas físicas
o jurídicas,
tanto públicas como privadas,
ubicados en Andalucía, que
poseen,
por su origen,
antigüedad o
valor,
interés para la Comunidad
Autónoma.
El ámbito de aplicación de la Ley 7/2011 de Documentos, Archivos y Patrimonio documental, de 3 de noviembre viene a ser, sin perjuicio de lo que establecen:
- la legislación estatal
- los tratados
- y convenios internacionales ratificados por España que resulten aplicables,
las disposiciones de esta Ley serán de aplicación a:
a) Los documentos de titularidad pública en los términos establecidos en la presente ley.
b) El Patrimonio Documental de Andalucía.
c) Los archivos que constituyen el Sistema Archivístico de Andalucía, con independencia de su titularidad.
Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la Comunidad Autónoma se regirán por:
- la legislación estatal que les afecte,
- por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía
- y por las disposiciones de esta Ley 7/2011. (Artículo 3)
Los principios generales que inspiran la Ley 7/2011 de documentos, Archivos y Patrimonio Documental serán la consecución de los objetivos inspirados en los siguientes principios:
1. Los principios generales de organización, actuación y atención a la ciudadanía, recogidos en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía.
2. Transparencia, accesibilidad e igualdad, de acuerdo con los derechos de la ciudadanía y las garantías de una sociedad democrática, respetando los derechos fundamentales protegidos por la Constitución.
3. Carácter transversal de las funciones archivísticas recogidas en el artículo 54 y los principios archivísticos de respeto al origen y al orden natural de los documentos aplicados a lo largo del ciclo vital de los mismos con independencia de su productor.
4. Adaptación a las nuevas tecnologías con la promoción de la gestión documental electrónica. (Artículo 4. Principios generales).