El TITULO II. DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS del Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, en su Capítulo I. De la identificación y de la valoración documentale, trata de la Identificación documental (Artículo 27).La identificación es la primera fase del tratamiento archivístico, consiste en el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que estas producen, como base para la valoración documental y para la organización y
descripción archivísticas.
La tarea de identificación es obligatoria para cualquier fondo documental y deberá hacerse en las áreas de producción documental, preferentemente.
Se entiende por unidad documental, el documento o documentos que testimonian un acto, acción y, en general, cualquier hecho.
Se entiende por serie documental, el conjunto de unidades documentales, que constituyen el testimonio continuado de una misma actividad.
Fondo documental, el conjunto de todas las series documentales procedentes de una persona física o jurídica, pública o privada. (Artículo 28. Definiciones).
a)Su conservación o su eliminación.
b)Los plazos de permanencia en los diferentes archivos y sus transferencias.
c)El régimen de acceso, cuando sea posible establecer un criterio general, de acuerdo con la legislación general y la específica.
La tarea de valoración es obligatoria para cualquier serie documental. Deberá realizarse en los archivos de oficina y centrales, así como en los archivos intermedios o históricos para las series que, ingresadas en éstos, carezcan de aquélla.
La identificación y la valoración permitirán establecer las propuestas de normalización, realizadas por el archivero en colaboración con los organismos gestores, que afectarán
- a las nomenclaturas de las series documentales,
- al examen de sus procedimientos administrativos,
- a su descripción
- y a su tratamiento informático (Artículo 30. Objetivos de la identificación y de la valoración en la gestión administrativa).
Formularios para los estudios de identificación y valoración (Artículo 31). Los estudios de identificación y valoración se realizarán conforme a los formularios aprobados por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
La Orden de la Consejería de Cultura
- determinará el contenido de los extractos de las tablas de valoración
- y ordenará la publicación de los citados extractos en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico.
Una vez realizada la identificación y la valoración, la selección documental es la tarea que permite determinar, los documentos que han de ser eliminados o conservados, de acuerdo con los plazos establecidos en las tablas de valoración, con el fin de configurar el Patrimonio Documental Andaluz (Artículo 33).
La eliminación de documentos es la destrucción física, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización, sin perjuicio del posible aprovechamiento del material o de alguno de sus componentes (Artículo 34).
La eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas y oficialmente publicadas, requerirá el informe favorable de la Comisión Andaluza
Calificadora de Documentos Administrativos (Artículo 35).
Cuando no existan tablas de valoración, la propuesta de eliminación irá acompañada del correspondiente estudio de identificación y valoración, ajustado a los formularios aprobados por la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, deberá ser aprobada por el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
Eliminación de copias, reproducciones y borradores (Artículo 36). Las copias, las reproducciones y los borradores de documentos deberán ser eliminados salvo que:
a)Contengan anotaciones originales de interés o los documentos originales no estén localizados o en buen estado de conservación.
b)Aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado.
c)En el caso de los listados de ordenador, éstos estén validados o subsista su valor administrativo.
Eliminación de documentos en soportes distintos del papel (Artículo 37). La eliminación de documentos en otros soportes estará sujeta a los mismos criterios y procedimientos de eliminación que la documentación en soporte papel.
Muestreos (Artículo 38). La eliminación de documentos conllevará la conservación de muestras originales representativas. Las técnicas de muestreo quedarán fijadas en las tablas de valoración.
La eliminación de documentos se hará con carácter obligatorio en el archivo que corresponda de acuerdo con los plazos de permanencia establecidos en las tablas de valoración; y de toda eliminación se levantará acta por duplicado ejemplar, uno de los cuales se remitirá a la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los 10 días siguientes a la fecha de la eliminación (Artículo 39. Archivos donde debe producirse la eliminación y procedimiento de ésta).
Eliminación de documentos en las oficinas. Artículo 40. En el caso de que, tras el estudio de identificación y valoración, se concluya que parte de la eliminación deba hcerse en las oficinas productoras, éstas la realizarán de conformidad con las instrucciones aprobadas por el titular del archivo u órgano competente al que esté adscrito el archivo, a propuesta del archivero correspondiente. Estas instrucciones se ajustarán a lo establecido en este Reglamento y en sus Ordenes de desarrollo.
Eliminación de documentos en instituciones sin archivero (Artículo 41). Cuando el titular de un archivo que carezca de archivero pretenda llevar a cabo una eliminación de documentos, lo comunicará a la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico, que designará a un archivero para que elabore una propuesta de conformidad con lo establecido en este Reglamento.
Eliminación de documentos en archivos históricos (Artículo 42).
En los archivos históricos no se eliminarán documentos tras las transferencias regulares, excepto si existiera una revisión de los valores de las series consideradas hasta la fecha de conservación permanente.
En el caso de transferencias extraordinarias u otros ingresos, se podrán realizar las eliminaciones que procedan, de acuerdo con lo establecido en este Reglamento 97/2000.
La eliminación de documentos de titularidad estatal se producirá
- conforme a la legislación que le sea de aplicación
- y con lo establecido en el convenio suscrito por la Administración General del Estado
- y la de la Junta de Andalucía sobre gestión de archivos de titularidad estatal.
Eliminación de documentos pertenecientes a otros titulares (Artículo 43).
Cuando se trate de depósitos voluntarios, a efecto de proponer y, -en su caso-, acordar la eliminación de documentos, se respetará lo pactado en el contrato de depósito.
La eliminación requerirá siempre el consentimiento expreso del depositante.
Cuando no hubiere contrato de depósito o de haberlo nada estableciera sobre eliminación de documentos, o en general, cuando se proponga la eliminación de documentos pertenecientes a otros titulares u órganos productores que no sean de la Administración titular o gestora del archivo, se les dará cuenta de la propuesta para que manifiesten su conformidad o reparo en el plazo de un mes, observándose en la tramitación del expediente lo siguiente:
- a)Manifestada la conformidad se tramitará la propuesta de eliminación de acuerdo con lo establecido en este Reglamento 97/2000.
- b)Cuando se manifieste disconformidad con la propuesta de eliminación o no se manifieste el consentimiento del depositante en el plazo de un mes, concluirá el procedimiento. La Administración titular o gestora del archivo podrá iniciar las actuaciones necesarias para la restitución al interesado de los documentos que proponía eliminar, por carecer de valor a efectos de su conservación.
El acto que acuerde la eliminación no será ejecutivo hasta que no adquiera firmeza en vía administrativa o en vía jurisdiccional.
A efectos de la selección documental, se entiende por conservación la decisión adoptada, tras la fase de valoración, por la que se resuelve no destruir los documentos, permitiendo su uso. Artículo 44.
Deberán conservarse (Artículo 45):
- a)Los documentos originales en tanto subsista su valor probatorio de derechos u obligaciones y en los casos establecidos en la legislación especial.
- b)Los documentos sobre los que, una vez realizado su estudio de identificación y valoración, se determine que contienen valores informativos o históricos.
- c)Las copias, las reproducciones y los borradores cuando concurran algunas de las excepciones previstas en el artículo 36 de este Reglamento 97/2000fu.