Se entiende por derecho de acceso a los archivos el que
corresponde a todos los ciudadanos a efectos de la consulta y/o investigación de los documentos constitutivos del Patrimonio
Documental Andaluz (Artículo 83 del Decreto 97/2000).Se ejercerá de acuerdo con
- las leyes,
- con lo dispuesto en el presente Reglamento
- y en las normas que lo desarrollen.
La consulta será libre y gratuita en los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Andaluz siempre que se cumpla lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
Artículo 26º.
Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta libre y gratuita de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documenta andaluz y a la información en ellos contenida, siempre que estos cumplan las condiciones de consultabilidad pública que se establecen en la presente ley, que dicha consulta no suponga riesgo para la seguridad de los documentos y de acuerdo con las precisiones que se señalan en el artículo siguiente.
Artículo 27º.
La consulta de los fondos documentales obedecerá a los criterios siguientes, salvo lo dispuesto en Leyes especiales:
a) la consulta pública del Patrimonio Documental andaluz, en el caso de los documentos incluidos en los artículos 2º y 3º será posible a partir de los treinta años de haber finalizado su trámite o su vigencia administrativa.
b) Se podrá reducir ese término temporal siempre que la información no implique riesgo para la seguridad pública o privada.
c) Cuando la información afecte a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas, podrán ser consultadas una vez transcurridos trenta años desde el fallecimiento de dicha persona o cien años contados a partir de las fechas de los documentos.
d) No podrá autorizarse la consulta pública cuando la información contenga datos que conlleve peligro para la defensa y seguridad del Estado o pueda afectar a los intereses vitales de Andalucía.
e) En el caso de los documentos a los que hacen referencia los artículos 4º y 5º, serán consultables desde el momento de su integración en el Patrimonio Documental andaluz, salvo las excepciones contempladas en los apartados c) y d).
Artículo 2º.
Forman parte del Patrimonio Documental andaluz los documentos de cualquier época recogidos o no en archivos, recibidos o producidos en el ejercicio de su función por:
a) Los órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma.
b) Los órganos legislativos de dicha Comunidad.
c) Los órganos periféricos de la Administración Autónoma Andaluza.
d) Los órganos provinciales y municipales de la Administración local.
e) Las Academias, Colegios Profesionales y Cámaras.
f) Las personas privadas, físicas o jurídicas, gestores de servicios públicos en Andalucía, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios.
g) Las personas físicas al servicio de cualquier órgano de carácter público en cuanto a los documentos producidos y recibidos en y por el desempeño de su cargo dentro del territorio de Andalucía.
Artículo 3º.
Forman asimismo parte del Patrimonio Documental andaluz, a salvo de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos por:
a) Los Organos Periféricos de la Administración Central en Andalucía dependientes de cualquier Departamento Ministerial.
b) Las Universidades y demás centros públicos de enseñanza radicados en Andalucía.
c) Las Notarías y los Registros Públicos de las ocho provincias andaluzas.
d) Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal en Andalucía.
Todos los ciudadanos tienen derecho a la consulta pública de los documentos a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, a partir de los treinta años de haber finalizado su trámite o su vigencia administrativa, sin mas limitaciones que las establecidas en el presente Reglamento y las que imponga la legislación especial.
Este término temporal podrá reducirse siempre que la información no implique riesgo para la seguridad pública o privada.
Las tablas de valoración incluirán el término para el ejercicio del derecho de acceso, cuando sea posible establecer un criterio general.
La reducción del término podrá acordarse por resolución del órgano u organismo al que esté adscrito el archivo,
- de oficio
- o a solicitud de particular,
- o a propuesta razonada de quien ejerza las funciones de dirección del archivo.
En los dos primeros casos, se requerirá informe de este último.
Cuando se pretenda ejercer el derecho de acceso en relación con los documentos a los que sea de aplicación lo dispuesto en la legislación sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo de aplicación a las Administraciones Públicas Andaluzas, se estará a lo que ldisponga la citada legislación.
El
derecho de acceso no podrá ejercerse cuando- la información contenga datos que conlleve peligro para la defensa y seguridad del Estado
- o pueda afectar a los intereses vitales de Andalucía. Artículo 85.
Cuando la información afecte
- a la seguridad,
- honor o
- intimidad de las personas físicas,
se requerirá:
- el consentimiento expreso de los afectados
- o que transcurran 25 años desde el fallecimiento de las personas afectadas, si fuere conocida su fecha,
- o 50 años a partir de la fecha de los documentos.
En cuanto a la consulta de los documentos de los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos. Artículo 86.
Artículo 4º.
Forman, también, parte del Patrimonio Documental andaluz, los documentos recogidos o no en archivos, con una antigüedad superior a los cincuenta años, producidos o recibidos en el ejercicio de su función por:
a) Las entidades eclesiásticas, a salvo de lo previsto en los Convenios entre la Santa Sede y el Estado español y los órganos de las diferentes confesiones religiosas radicas en Andalucía.
b) Las asociaciones públicas o sindicales de Andalucía.
c) Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas establecidas en Andalucía.
d) Cualquier otro tipo de asociaciones o sociedades radicadas en Andalucía.
Artículo 5º.
Forman igualmente, parte del Patrimonio Documental andaluz los documentos radicados en Andalucía con una antigüedad superior a cien años, producidos y recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
La consulta de los documentos a que se refieren los artículos 4 y 5 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, podrá ejercerse a partir de la integración de aquéllos en el Patrimonio Documental Andaluz, salvo lo dispuesto en el artículo anterior.
Régimen del derecho de acceso a los archivos de titularidad estatal. Artículo 87. Conforme a lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, la consulta y el acceso a los archivos de titularidad estatal se someterán a la legislación que les sea aplicable y a los términos de los convenios que se suscriban.Régimen en los casos del derecho de acceso del artículo 85. 2. Artículo 88. Quienes quieran acceder a los documentos, a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, exceptuados de la consultabilidad pública con arreglo a lo dispuesto en el artículo 85. 2, presentarán solicitud razonada ante el archivo en el que se custodien los documentos.
El archivero o el responsable del archivo
- remitirá la solicitud,
- acompañada de su informe, al órgano productor de la documentación o al que se le hubiese asignado la competencia de aquél,
- quien, tras valorar la solicitud y el informe remitido,
- elevará el expediente al órgano u organismo al que esté adscrito el archivo para
- su resolución.
Cuando se requiera el consentimiento expreso del afectado o afectados, el mismo deberá acompañar a la solicitud.
Modo de acceso a los documentos autorizados. Artículo 89. En los casos en que se produzca la autorización
expresa de acceso a los documentos,
el archivero o el responsable del archivo, sólo
pondrá a disposición del interesado los documentos identificados en la autorización y en los términos o condiciones en ella establecidos.Se establecerá un lugar y se adoptarán las precauciones necesarias para evitar que puedan acceder a los documentos personas distintas de las expresamente autorizadas.
Si la autorización incluyese la entrega al solicitante de una reproducción de los documentos, se hará entrega al peticionario autorizado de las reproducciones en las condiciones establecidas en la autorización.
En lo referente al acceso por razones de investigación. Artículo 90. Quienes por razones de investigación precisen
la consulta de documentos o de fondos documentales, presentarán :- solicitud,
- identificando aquéllos,
- acompañada de una memoria detallada del objeto de la investigación,
- que será informada por el archivero o el responsable del archivo
- y remitida al titular u órgano al que esté adscrito el archivo para
- su resolución.
Y en caso de que algunos de los documentos o fondos documentales contuvieran datos que afecten a la intimidad de las personas, el órgano que otorgue la autorización arbitrará los medios que fueran necesarios para garantizar que no se acceda a estos datos.
El acceso por razón de investigación no ampara
- la consulta de documentos que afecten a la seguridad del Estado,
- a los intereses vitales de Andalucía
- y aquellos otros expresamente excluidos con arreglo a la legislación especial.
En el caso de que la intervención de la Consejería de Cultura sea solicitada por persona distinta del titular de los documentos, se otorgará a éste un plazo de 15 días a efectos de que manifieste lo que a su derecho convenga.
Salvo en los casos exceptuados en el artículo 27 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, la Consejería de Cultura podrá acceder a la constitución de un depósito o la microfilmación de los documentos o cualesquiera otras medidas que permitan el acceso a los documentos.
En cuanto al régimen de acceso a los documentos en depósito. Artículo 92. La consulta de documentos pertenecientes a fondos y/o colecciones documentales ingresados mediante depósito en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos, se regirá por las condiciones del depósito, sin perjuicio de la observancia de las normas de obligado cumplimiento.
Consulta pública e instrumentos de descripción. Artículo 93. La consulta pública de los documentos del
Patrimonio Documental Andaluz se realizará preferentemente a través de
los instrumentos de descripción, éstos podrán ofrecerse en cualquier tipo de soporte estén o
no editados.Los archivos del Sistema Andaluz de Archivos tienen la obligación de poner a disposición del público, en zonas de libre acceso, todos los instrumentos de descripción elaborados sobre los documentos que sean de consulta pública.
Cuando existan reproducciones de los documentos serán éstas las que se entreguen para su consulta.
La consulta pública de los documentos que tengan problemas de conservación podrá restringirse e incluso excluirse hasta tanto no sean restaurados. Limitaciones a la consulta de documentos originales. Artículo 94.
En cuanto al horario, lugar e instrumentos de control de las consultas. Artículo 95. La consulta de documentos se realizará en la
sala de lectura y, si el archivo careciere de ella, en aquella
dependencia que se habilite al efecto.
El horario de acceso a los archivos integrados en el Sistema Andaluz de Archivos
- estará regulado por los órganos competentes
- y se hará público.
A efecto de garantizar la consultabilidad de los documentos integrantes del Patrimonio Documental Andaluz, se establece un horario semanal mínimo de 15 horas.
Las consultas serán solicitadas y registradas de acuerdo con los instrumentos de control que se establezcan a tal efecto.
disposición de los usuarios así como las posibles sustracciones, se pondrán en conocimiento del titular de los documentos y de la Consejería de Cultura, para la incoación del procedimiento, y para la imposición de las sanciones que procedan; y cuando proceda, se pondrá en conocimiento de la autoridad judicial.
Con respecto a las ediciones de documentos. Artículo 97. Las ediciones que contengan reproducciones de documentos pertenecientes a cualquier archivo del Sistema Andaluz de Archivos, deberán expresar el archivo de origen de las mismas.
Otro servicio es el préstamo de los documentos, el Artículo 98 se ocupa del préstamo administrativo. Concepto y régimen jurídico.
Se entiende por préstamo administrativo la entrega o remisión de expedientes o, en general, documentos, a los órganos jurisdiccionales o administrativos en cumplimiento de lo dispuesto en el
Ordenamiento Jurídico.
La solicitud y la recepción del préstamo administrativo se realizarán por el titular del organismo u órgano productor de los documentos. Artículo 99.
La solicitud estará:
- formulada en el impreso correspondiente,
- dirigida a la dirección del archivo.
Por lo que respecta a la autorización del organismo o unidad administrativa remitente de los documentos (Artículo 100), la solicitud de documentos generados por un órgano o unidad administrativa, distinto del solicitante, deberá ser autorizado por el órgano o unidad administrativa productora, o remitente de los mismos, salvo cuando sean requeridos por los órganos jurisdiccionales y en aquellos otros casos contemplados en la legislación especial.
La autorización deberá acompañarse a la solicitud del préstamo.
Como regla general,
siempre que sea posible, se remitirán copias autenticadas de los documentos (Artículo 101. Preferencia de las copias autenticadas), salvo que establezca otra cosa la norma reguladora del procedimiento en que hayan de surtir
efecto o concurra otra circunstancia que haga necesario el préstamo de
los originales.Podrán ser remitidos los documentos en copia no autenticada, si así fuera solicitado.
Con respeto a la integridad de los documentos prestados. se pronuncia el Decreto 97/2000 en su Artículo 102. Los documentos devueltos al archivo deberán presentar las mismas características internas y externas, ordenación, limpieza y condiciones que presentaban en el momento en que fueron prestados.
Cuando se agreguen documentos a las unidades documentales objeto del préstamo, tal circunstancia deberá comunicarse al archivero o responsable del archivo.
Con carácter general, el préstamo administrativo se efectuará por plazo de 3 meses, que podrá ser ampliado por razón de la naturaleza del procedimiento que lo motivó (Artículo 103. Plazo del préstamo administrativo y revisión de préstamos). Y con periodicidad no superior a un año, el archivo deberá revisar los préstamos efectuados para
- renovarlos
- o reclamar la devolución de los documentos.