Seguiremos lo dispuesto en el Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que en su Sección 2. ª trata De las transferencias.Transferencias regulares. Artículo 50. Se entiende por transferencia regular el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro siguiendo el ciclo vital de los documentos.
En los archivos de uso público del Sistema Andaluz de Archivos, las transferencias regulares son obligatorias y afectan a todos los documentos testimonio de su actividad (Artículo 51. Procedimiento y calendario).
Se formalizarán mediante relación de entrega.
Todo archivo establecerá un calendario de transferencias, ya se trate de un archivo
- central,
- intermedio
- o histórico,
- o con funciones conjuntas.
Transferencias con tablas de valoración. Artículo 52. Las transferencias regulares se hacen conforme a los plazos fijados en las tablas de valoración, cuando éstas existan; habiendo sido previamente eliminados, los documentos que proceda relacionados en el artículo 36 de este
Reglamento. Y no debe transferirse de un archivo al siguiente la documentación cuya eliminación corresponda al primero, según las tablas de valoración.
Transferencias sin tablas de valoración. Artículo 53.En estos casos el curso de las transferencias será:
- a) Del archivo de oficina al central: al año de haber finalizado su trámite administrativo.
- b) Del archivo Central al archivo intermedio: a los 10 años de haber ingresado en el archivo central.
- c) Del archivo Intermedio al histórico o definitivo: documentación de conservación permanente con más de 30 de antigüedad.
Puede sarse modificación de los plazos de transferencia en los Archivos Centrales de la Administración de la Junta de Andalucía. Artículo 54. Excepcionalmente, los plazos de permanencia en los Archivos Centrales de la Administración de la Junta
de Andalucía, a propuesta del Centro
Directivo productor, podrán ser ampliados o reducidos, mediante resolución motivada del organismo titular u órgano
competente al que esté adscrito el archivo; y que será comunicada al
titular del archivo intermedio.Transferencias en las Entidades Locales. Artículo 55. El curso de las transferencias en la Administración Local, cuando no existan tablas de valoración publicadas, se efectuará siguiendo los criterios
- del ciclo vital de los documentos
- y de la garantía de la integridad del Patrimonio Documental Andaluz.
Transferencias en caso de modificación o supresión de funciones, de órganos y organismos. Artículo 56, asignándose a otro organismo de la misma o distinta persona jurídica, sólo se le transferirá a éste los documentos correspondientes a los procedimientos en tramitación y los
correspondientes a los procedimientos concluidos con vigencia administrativa; los restantes documentos permanecerán en el archivo del órgano u organismo de origen.
Cuando se disponga la supresión de algún órgano, organismo (o, en general, unidad administrativa de entidades y, en su caso, organismos no estatales, a que se refieren los artículos 2 y 3 de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos), y no se haya dispuesto nada al respecto, los documentos recibidos o producidos se transferirán al archivo intermedio; o, de no existir éste, al archivo histórico correspondiente.
Transferencias extraordinarias. Artículo 57. Se trata de la remisión de documentos de un archivo a otro motivada por circunstancias excepcionales que impidan
- su custodia,
- conservación,
- control
- o servicio,
siempre que no sea procedente en tales casos que se acuerde el depósito.
La transferencia extraordinaria deberá documentarse mediante acta de entrega.Y, cuando esta transferencia extraordinaria obedezca al incumplimiento de lo establecido para las transferencias regulares, por parte del titular del archivo receptor, deberá exigirse del órgano competente la depuración de las responsabilidades disciplinarias que puedan concurrir.