Veamos el contenido de la Ley 7/2011 de documentos, archivos y patrimonio documental sobre la temática de la gestión documental (Artículo 53. Concepto de gestión documental).Entenderemos la gestión documental como el conjunto de funciones y de procesos reglados, que son aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
La gestión documental, en el marco de esta ley, está integrada por las funciones archivísticas que se aplican a los documentos:
- la identificación,
- la valoración,
- la organización,
- la descripción,
- la conservación,
- la custodia,
- el acceso y
- el servicio (Artículo 54. Funciones de la gestión documental).
La gestión documental implicará:
- a) La definición de los sistemas de información, con la finalidad de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión archivística.
- b) La regulación de los procedimientos, con el objetivo de determinar los criterios de valoración para
- la selección,
- transferencias de la custodia y para
- el acceso.
- c) El diseño de los documentos, para garantizar su
- autenticidad,
- fiabilidad,
- integridad,
- disponibilidad y
- contextualización.
La gestión documental en el ámbito de la Junta de Andalucía es común e integrada en la gestión administrativa (Artículo 56. La gestión documental en la Junta de Andalucía), conforme al carácter transversal de la gestión documental, en las funciones y procesos reglados, de lo que participarán todas las personas
- responsables de la gestión administrativa
- y de la custodia de los documentos de titularidad pública.
Todas las funciones habrán de cumplir las exigencias de calidad de la Junta de Andalucía (Artículo 57. Aplicación de la gestión documental en la Junta de Andalucía).
Para el cumplimiento de todo lo dispuesto se establecerá:
- a) Que, para la tramitación de procedimientos, el diseño de los sistemas de información garantice la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios para la gestión integrada de los documentos conforme a los principios y criterios técnicos archivísticos.
- b) Que en los procesos de diseño de los documentos se incorporen los elementos necesarios que garanticen su
- autenticidad,
- fiabilidad,
- integridad,
- disponibilidad y
- contextualización.
- los medios personales,
- materiales y
- tecnológicos necesarios para almacenar de forma segura estos documentos,
facilitando el cumplimiento de las funciones que les son propias a los archivos de su titularidad o gestión.
La Administración de la Junta de Andalucía promoverá la coordinación y colaboración entre las consejerías competentes en
- materias de administración electrónica,
- de política informática
- y de archivos, documentos y patrimonio documental,
para el adecuado archivo y custodia de los documentos electrónicos (Artículo 58. Archivo y custodia de documentos electrónicos de la Junta de Andalucía).
El Registro General de los Sistemas de Información que produzcan o custodien documentos electrónicos se constituye como el instrumento necesario para
- el seguimiento y control de la producción y custodia de documentos electrónicos de la Administración de la Junta de Andalucía,
- así como de las obligaciones
- y responsabilidades que conlleva.
Reglamentariamente se determinarán las condiciones y procedimientos de inclusión en el Registro Generalde Sistemas de Información, así como la información que deberá contener. La responsabilidad de su mantenimiento corresponderá a la consejería (Artículo 59. Registro General de los Sistemas de Información de la Junta de Andalucía).
El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía es un sistema para la gestión común e integrada de los documentos de su competencia, conforme a los principios y criterios técnicos archivísticos que la rigen.
A la Consejería corresponde la coordinación del Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía.
Interoperará con el resto de sistemas de información de la Junta de Andalucía para gestionar la transferencia de la custodia de los documentos electrónicos conforme a los plazos establecidos. Esta transferencia irá acompañada de los elementos necesarios para asegurar las condiciones de
- autenticidad e
- integridad de los documentos públicos y
- garantizar el acceso y
- difusión de los mismos.
También interoperará con el sistema en el que se almacenen los documentos electrónicos de la Junta de Andalucía para facilitar el acceso y uso de los documentos custodiados.
El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía contará con un modelo específico aplicado a los archivos de los órganos de la Administración de Justicia en Andalucía, correspondiendo su coordinación a la consejería competente en materia de Administración de Justicia (Artículo 60. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía).