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Transferencia de custodia en documentos electrónicos

Resultado de imagen de documentos electronicosLa transferencia de custodia, según el Acuerdo 1-08-2017, es el procedimiento habitual de ingreso documental en un archivo tras cumplir el plazo fijado por las normas establecidas en la valoración para cada etapa del ciclo vital.

La transferencia de custodia tiene por objeto facilitar el paso de la documentación a través de los distintos archivos del sistema andaluz de archivos, de manera que puedanrecibir el adecuado tratamiento acada etapa del ciclo vital. Implica el traspaso de responsabilidades en cuanto a la custodia.

Las transferencias de documentación electrónica entre archivos y sus respectivos repositorios o archivos electrónicos se hará teniendo en cuenta los criterios y las normas definidas en

- el Acuerdo 1-08-2017
- en la legislación vigente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental
- en la normativa emanada de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos.

Los plazos vendrán determinados por la norma reguladora del procedimiento o por la resolución dictada por la Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental a propuesta de la comisión Andaluza de Valoración de Documentos, CAVD.

Esta información sobre plazos de transferencia quedará incorporada a los metadatos de los documentos y expedientes.

Se tramitará a través de @rchivA el ingreso de documentos en el archivo electrónico único, lo que conlleva el traspaso de su custodia. Para ello, el sistema de información desde el cual se remitan los documentos deberá estar de alta en el Registro General de los Sistemas de Información de la Junta de Andalucía, tal y como se prevé en el art. 59 de la Ley 7/2011, integrado en el ecosistema @rchivA como instrumento preciso para el seguimiento y el control de la producción y custodia documental electrónica objeto de la política de gestión de documentos electrónicos, PGDE.

Cada vez que se produzca una transferencia se incoará un expediente electrónico de ingreso de documentos en el archivo de destino; contará con su asiento respectivo de ingreso, testimonio del traspaso de custodia y de responsabilidades.

Igualmentelos  cambios de responsabilidad sobre la documentación generán los correspondientes expedientes de salida e ingresos documentales en los archivos que intervengan en elproceso, con sus asientos respectivos en los registros de salidas e ingresos.

En los expedientes de ingreso y salida deberá quedar constancia de

- la serie documental
- el órgano remitente
- la identificación de los expedientes
- fechas extremas
- fecha de ingreso en el archivo.

Cuando sean expedientes híbridos, @rchivA generará las relaciones correspondientes entre todos los documentos que componen el expediente para con ello garantiar el correcto y el completo acceso a l mismo.

Controlarán las transferencias de custodia y las definirán, las reglas dispuestas en los instrumentos de calificación correspondientes.

Deberán aplicarse los necesarios mecanismos de control y bloqueo necesarios, tanto en los sistemas de gestión de expedientes, como en @rchivA, para los expedientes o ducumentos que deban exceptuarse, por algún motivo, de la aplicación de las reglas generales.

Existirá un protocolo de transferencia de documentos y expedientes lectrónicos al correspondiente archivo electrónico único. @rchiv verificará el cumplimiento de los requisitos previa al ingreso y la gestión del cambio en la responsabilidad de la custodia.

La transferencia implica el borrado de los datos de los documentos y expedientes trnaferidos, en el sistema de origen, manteniéndose en ese sistema solamente los datos identificativos de lo transferido.

La documentación electrónica transferida y almacenada en el archivo electrónico de la Junta de Andalucía, serán los que tengan valor, a todos los efectos, y fuerza en derecho que se le atribuye al documento original.

Cuando por razones organizativas o de otra distinta índole que lo justifique, se produzca un traspaso de documentos y expedientes aun en fase procedimental, desde un repositorio electrónico o sistema de gestión a otro distinto, el repositorio o sistema de origen interoperará con el de destino, remitiendo los documentos y expedientes correspondientes, que serán asumidos por el último para seguir la tramitación hasta su definitiva resolución.






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