La Norma ISO 15489 tiene como objetivo la reguladión de la gestión de los documentos que producen las organizaciones, públicas o privadas, ya sea con fines internos o externos.Se aplica a la gestión de los documentos, -independientemente de su formato o de su soporte y de las tecnologías utilizadas-, creados o recibidos por una organización en el desempeño de sus activiades.
Explícitamente señala que la Norma no incluye la gestión de la documentación histórica en el seno de las instituciones archivísticas.
El objetivo es que una organización, en cualquier momento, pueda disponer de los documentos adecuados para:
- llevar a cabo eficazmente sus procesos de negocio y actividades
- cumplir con el marco legal y reglamentario
- rendir cuentas de sus actividades cuando lo precisen las partes interesadas, ya sean éstas clientes, accionistas, personal, socios,proveedores, sociedad, etc.
El sistema de gestión de documentos ha de garantizar
- la autenticidad
- fiabilidad
- integridad
- disponibilidad de los focumentos
-identificándolos en el contexto de las funciones o actividades de la organización.
Parte de los principios de proceso y mejora continua, proponiendo el modelo EFQM y la familia ISO 9000,para definir la gestión de documentos en las organizaciones. La Norma recoge:
elementos básicos del enfoque
- el despliegue
- la evaluación
- revisión del sistema de gestión de documentos.
Las organizaciones que pretendan implantar buenas prácticas de gestión documental conforme ala ISO 15489 tendrán que
- establecer
- documentar
- mantener
- promulgar
una política de gestión de documentos para asegurar que se satisfacen las necesidades de
- información
- evidencia
- rendición de cuentas.
Esta política persigue el objetivo de la creación y mantenimiento, en el tiempo en que sea necesario, de documentos que sean capaces de respaldar las actividades de la organización y que sean capaces de probar que estas actividades se llevaron a efecto según los requisitos legales y normativos.
El comienzo sería el análisis de las actividades de la organización, teniendo en cuenta el entorno legal y normativo compuesto por legislación, normativa específica del sector, normas, códigos de buenas prácticas; tener en cuenta el marco de la política global de la organización; y la responsabilidad social corportiva, entre otras cosas.
Lógico y fundamental es que esta política sea:
- apoyada por la alta dirección de la entidad y
- difundida a todos los niveles de la organización.
- Periódicamente la política de gestión de documentos debería ser revisada para garantizar que adecuadamente refleja siempre las necesidades y expectativas de la organización.
Dentro de la política de gestión de documentos se deben asignar claramente las responsabilidades y competencias que se vinculan con la gestión documental. Definición de roles, especificar "quién" hace "qué". Para lo cual hay que tener en cuenta:- Los profesionales de la gestión documental, que tienen la responsabilidad principal de
- definir
- hacer seguimiento
- mejorar los procesos y procedimientos de gestión documental
- son los encargados del diseño, implementación y mantenimiento del sistema de gestión de documentos.
- La dirección tiene que garantizar el éxito del plán o política de gestión de documentos y proporcionar los recursos precisos
- Los jefes de áreas, servicios o unidades deben asegurar que elpersonal que esté a su cargo cumpla todos los procedimientos y coordinar actuaciones con elprincipal responsable de la gestión documental
- Todo el personal que trabaja con documentos será responsable de crear y mantener documentos completos y precisos sobre sus actividades.
Desdeel punto de vista operativo al Norma ISO 15489 supone en una organización llevar a efecto tres tipos de procesos que están interrelacionados:
- los procesos de diseño y puesta en funcionamiento del sistema de gestión documental
- los procesos de gestión de documentos
- los procesos de mejora (que son las actividades de seguimiento, medición y aprendizaje.