Según la Ley 7/2011 de 3 de noviembre deDocumentos, Archivos y Patrimonio Documental, se entiende por documento, toda información producida por las personas físicas o
jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida
en un soporte, independientemente de la forma de expresión o contexto
tecnológico en que se haya generado, excluyéndose de tal concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo (Artículo 8. Concepto de documento).Son documentos de titularidad pública (Artículo 9. Los documentos de titularidad pública),
los de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, enumeradas seguidamente, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte.
a) Los del Parlamento de Andalucía y demás instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía.
b) Los de la Presidencia de la Junta de Andalucía y del Consejo de Gobierno.
c) Los de la Administración de la Junta de Andalucía.
d) Los de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía.
e) Los de las corporaciones de derecho público de Andalucía, en lo relativo a sus funciones públicas atribuidas.
f) Los de las entidades locales de la Comunidad Autónoma y sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes.
g) Los de las universidades públicas radicadas en Andalucía y centros y estructuras de ellas dependientes.
h) Los de la Administración del Estado y sus organismos públicos, sociedades mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en Andalucía.
i) Los de los órganos de la Administración de Justicia radicados en Andalucía.
j) Los de las notarías y registros públicos radicados en Andalucía.
k) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea, así como los de cualquier otro organismo público internacional radicados en Andalucía.
l) Los de entidades dotadas de personalidad jurídica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jurídicas en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
m) Los de las personas privadas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios.
n) Los de las entidades dependientes de los organismos públicos y los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
Los documentos de titularidad pública que forman
parte del Patrimonio Documental de Andalucía de acuerdo con el artículo
15.1.a) son- inalienables,
- imprescriptibles e
- inembargables.
La Junta de Andalucía podrá recuperar la posesión de estos documentos cuando indebidamente estén en posesión de terceros, adoptando las medidas legales oportunas para su reintegro (Artículo 10. Inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad de los documentos de titularidad pública).
A efectos de su validez, los documentos de titularidad pública, han de cumplir los requisitos de:
- autenticidad,
- fiabilidad,
- integridad,
- disponibilidad y
- contextualización, de acuerdo con la normativa que sea de aplicación.
Los documentos de titularidad pública electrónicos incorporarán la información precisa que determine la consideración de su originalidad en los términos en que se desarrolle reglamentariamente (Artículo 11. Requisitos de los documentos de titularidad pública).
La custodia de documentos de titularidad pública conlleva la obligación de preservarlos. Las personas al servicio del sector público tienen la obligación de custodiar los documentos que tengan a su cargo.
Los documentos de titularidad pública solo podrán salir de sus correspondientes unidades administrativas, sistemas de información y archivos en los casos y con los procedimientos que se establezcan reglamentariamente.
El préstamo administrativo y el requerimiento por órganos jurisdiccionales no se considerarán a estos efectos como salida.
Las personas responsables de los órganos administrativos, así como cualquier otra persona física que por razón del desempeño de una función en el sector público tenga a su cargo o bajo su custodia documentos de titularidad pública, deberán entregarlos al cesar en sus funciones a quien les suceda en el cargo, o al archivo público que corresponda (Artículo 12. Custodia de los documentos de titularidad pública).
El traspaso de funciones de algún órgano, ente u organismo público a otro conllevará la transferencia solo de los documentos producidos en el ejercicio de dichas funciones y que correspondan a procedimientos en tramitación o relativos a relaciones jurídicas vigentes que les afecten, sin perjuicio de aquellos que contengan información relevante para el funcionamiento de dicho órgano, ente u organismo.
La supresión o desaparición de algún órgano, ente u organismo público motivará la incorporación al órgano, ente u organismo que asuma sus funciones solo de los documentos a que se refiere el apartado 1. En caso de que estas funciones no sean asumidas por otro órgano, ente u organismo, los documentos deberán transferirse al archivo que le corresponda, de acuerdo con el capítulo III del título II.
Los documentos que se transfieran en virtud de lo dispuesto anteriormente deberán estar identificados e inventariados antes de su incorporación al ente, organismo o archivo receptor, documentándose su ingreso en el mismo mediante la correspondiente acta (Artículo 13. Transferencia de documentos por traspaso de funciones o por extinción de órganos, entes u organismos públicos).