La Norma ISO 15489 trata sobre los principios de la gestión de documentos, estableciendo los basicos requisitos para que las distintas organizaciones puedan poner en marcha un marco de buenas prácticas que sirvan para mejorar sistemática y efectivamente la creación y el mantenimiento de sus documentos,a la vez que se apoye la política y los objetivos de la organización.
Ésta y otras normas que le son complementarias vienen a responder a la evolución del records management, en América; y del recordskeeping, en Australia, sobre la necesidad de integrar la gestión documental enfocada en normas de procesos y normas de gestión de calidad.
Para el desarrollo de un plan de gestión de documentos, se debe establecer la política y responsabilidades conforme a las necesidades de la organización.
La Norma presenta una metodología específica para
- el diseño y la implementación del sistema de gestión documental
- definir los procesos técnicos
- elaborar los instrumentos principales (cuadros de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad)
- establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje para la continua mejora del sistema.
La Norma también destaca la importancia de los metadatos en el tratamiento o gestión de documentos electrónicos,señalando los requisitos que deben cumplir.
La Norma ISO 15489 supone nuevos retos y abre perspectivas nuevas a los profesionales de la información.
La norma ISO 15489 Information and documentation -Records Management, nace en 2001 fruto del trabajo del subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization for Standardization (ISO). La traducción al castello de esta norma, elaborada por el AEN/CTN 50 - Documentación de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), se publica el año 2006. Traducción que no ha estado ausente de controversias muy especialmente en lo relativo al término "record", que no tiene sustantivo equivalente ni en castellano ni en otras lenguas, para denominar a los documentos con valor probatorio o que evidencian las funciones o actividades de una organización, lo que sería records, frente a los documentos que simplemente contienen información en un determinado soporte,lo que serían los documentos, documents; y los documentos con valor patrimonial e históricos, "archives".
La Norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas en gestión documental, de aplicación voluntaria y no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificación, como lo sería, por ejemplo, la Norma ISO 9001.
Esta Norma surge siendo resultado de dos circunstancias:
- Por una parte y en el ámbito archivístico, la confluencia del modelo americano del Recors Management, que se desarrolla a partir de 1930 teniendo como núcleo el concepto o el principio del ciclo vital de los documentos, lo que los americanos llamarían "records lifecycle; y del modelo australiano, Recordskeeping, el principio de la continuidad de los documentos o "records continuum", que fue formulado en la década de 1990 por Frank Upward.
- Por otra parte, en el ámbito de la empresa, la adopción en la organización empresarial progresivamente, de los principios de calidad y de mejora continua, que vienen a concretarse en:
- el modelo EFQM de excelencia
- y en la familia de normas ISO 9000.
La Norma ISO 15489 expresa que "proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 90001 e ISO 14001" (AENOR, 2006).
