Del acceso a los archivos trata el TÍTULO IV de la Ley 7/2011, 3 de noviembre de documentos, archivos y patrimonio documental.
El acceso a los documentos de titularidad pública y a su información deberá ajustarse a
- lo dispuesto en esta ley
- y a la legislación autonómica
- o estatal que le sea de aplicación.
La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos velará por la aplicación de la legislación vigente en materia de acceso a los archivos (Artículo 61. Acceso a los documentos de titularidad pública y a su información).
Sobre el derecho de acceso a los documentos de titularidad pública trata el Artículo 62.Sabiendo que el derecho de acceso se limitará en razón de
- la protección de los derechos
- e intereses establecidos en el artículo 105.b) de la Constitución
- y en la legislación que lo desarrolle.
Constitución Española de 1978, Art. 105, b)
La Ley regulará... El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar
- a la seguridad de las personas,
- a su honor,
- a la intimidad de su vida privada y familiar
- y a su propia imagen
queda reservado a las personas titulares de esos datos o a quienes tengan su consentimiento expreso.
Podrán ser consultados -sin perjuicio de lo dispuesto por la
legislación específica-, cuando hayan transcurrido 25 años desde la muerte de los afectados, si la fecha se
conoce, o a los 50 años desde la fecha de los
documentos.Podrá desestimar la solicitud de acceso a los documentos, el órgano responsable de la custodia de estos documentos; también podrá denegar su información cuando
- no se encuentre en su poder,
- cuando la solicitud sea manifiestamente irrazonable
- o cuando ésta se formule de manera excesivamente general.
- cuando el estado de conservación de los documentos así lo requiera.
- Se denegará la consulta directa de los documentos originales a las personas condenadas por sentencia firme por la comisión de delitos contra la seguridad y conservación del Patrimonio Documental, quedando exceptuada esta limitación a la consulta de los documentos de procedimientos en los que sean parte interesada.
La Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos podrá establecer criterios homogéneos sobre la aplicación de la normativa de acceso y dará publicidad a sus informes.
El acceso a la documentación tiene su procedimiento, del que trata el Artículo 63. Procedimiento de acceso y derecho de obtención de copias de los documentos de titularidad pública.
El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad pública y obtención de copias de los mismos está sujeto a lo dispuesto en:
- los artículos 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común,
- y 86 de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía,
- y al procedimiento que se establezca mediante orden por la consejería.
Los responsables de archivos podrán autenticar copias y emitir certificaciones de documentos bajo su custodia. Pero la obtención de reproducciones de los documentos estará condicionada por su estado de conservación.
Para garantía del ejercicio del derecho de acceso, cada archivo:
- facilitará instrumentos archivísticos de información y descripción
- y asesorará a los usuarios en la búsqueda de la información (Artículo 64. Instrumentos archivísticos para facilitar el acceso a los documentos de titularidad pública).
Las distintas administraciones públicas procurarán los medios tecnológicos y telemáticos necesarios para
- facilitar,
- mejorar y
- ampliar el conocimiento
- y la difusión de los instrumentos de descripción e información en relación con sus documentos.
Cuando estos
instrumentos contengan datos referidos a personas físicas incluirán la
información desagregada por sexo.
El Artículo 65 regula el acceso a los documentos de titularidad privada del Patrimonio Documental de Andalucía conservados en archivos públicos.
Sin perjuicio de lo dispuesto anteriormente, el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía depositados en instituciones públicas se regirá por lo dispuesto en los instrumentos que formalizaron el ingreso.
El acceso a los documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental de Andalucía no custodiados en archivos públicos (Artículo 66), y que se encuentren en archivos privados integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía, se regirá por las normas de acceso a los documentos de titularidad pública.
El acceso al resto de documentos de titularidad privada inscritos en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz se regirá por las normas siguientes:
- a) Los propietarios, titulares de derechos o poseedores de dichos documentos, permitirán el acceso a los mismos previa solicitud por escrito, precisa y pormenorizada, excepto cuando su consulta suponga intromisión en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen.
- b) El propietario, titular de derechos o poseedor de los documentos temporalmente podrá depositarlos en un archivo del Sistema para facilitar el acceso a los mismos.
- c) La denegación del acceso tendrá que formularse por escrito, motivadamente, para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a la consejería para que ésta adopte las medidas previstas en esta ley.