La Ley 7/2011 en su CAPÍTULO III se centra en los Archivos y en su concepto (Artículo 33. Concepto de archivo), que a los efectos de esta ley, se entiende como el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
También se entiende por archivo la unidad administrativa o institución que
- custodia,
- conserva,
- organiza y
- difunde
los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para
- la gestión administrativa,
- la información,
- la investigación
- y la cultura.
Pueden constituirse redes de archivos en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de estos; y también se podrán establecer otros tipos de redes de archivos con objeto de compartir y explotar información.
Son archivos públicos los que custodian y sirven los documentos, generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias, y que tienen a su cargo la gestión documental.
Dentro de la Comunidad Autónoma de Andalucía son archivos públicos los archivos de los órganos y entidades relacionados en el artículo 9 (Artículo 34. Concepto de archivo público).
a) Los del Parlamento de Andalucía y demás instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía.
b) Los de la Presidencia de la Junta de Andalucía y el Consejo de Gobierno.
c) Los de la Administración de la Junta de Andalucía.
d) Los de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía.
e) Los de las corporaciones de derecho público de Andalucía, en lo relativo a sus funciones públicas atribuidas.
f) Los de las entidades locales de la Comunidad Autónoma y sus entes, organismos o empresas de ellas dependientes.
g) Los de las universidades públicas radicadas en Andalucía y centros y estructuras de ellas dependientes.
h) Los de la Administración del Estado y sus organismos públicos, sociedades mercantiles y fundaciones de ella dependientes radicados en Andalucía.
i) Los de los órganos de la Administración de Justicia radicados en Andalucía.
j) Los de las notarías y registros públicos radicados en Andalucía.
k) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Unión Europea, así como los de cualquier otro organismo público internacional radicados en Andalucía.
l) Los de entidades dotadas de personalidad jurídica propia creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jurídicas mencionadas en este artículo en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
m) Los de las personas privadas físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos, en cuanto a los documentos generados en la prestación de dichos servicios.
n) Los de las entidades dependientes de los organismos públicos y los de cualquier otra entidad pública no incluida en los supuestos anteriores en el ejercicio de potestades administrativas o funciones públicas.
Los inmuebles de titularidad de la Comunidad Autónoma que se destinen a la instalación de archivos para la conservación definitiva de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía, estarán protegidos por la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, n lo que establece para los bienes de interés cultural, de acuerdo con lo dispuesto en su artículo 75.
Son archivos privados los que custodian los documentos que hayan sido generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de sus funciones y actividades (Artículo 35. Concepto de archivo privado).
La Ley 7/2011 se ocupa también de establecer Disposiciones comunes para los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía (Sección 2.ª)
El Artículo 36 redacta las Obligaciones de las personas titulares de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía. Según lo cual, quienes ostenten la titularidad de los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía están obligados a:
- a) Organizar, conservar, custodiar y servir los documentos de sus archivos, de acuerdo con sus competencias y con lo establecido en la ley 7/2011 y en sus normas de desarrollo.
- b) Velar por la adecuada instalación y funcionamiento de los mismos; por la dotación de medios humanos y materiales para el ejercicio de sus funciones.
- c) Velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos que se establezcan en esta ley y en las normas que la desarrollen, y en especial deberán:
- 2.º Aplicar a todos los documentos las normas de valoración emanadas de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.
- d) Garantizar la aplicación de las normas de acceso a los lugares de consulta que se establezcan como desarrollo de la presente ley, así como la publicidad de las mismas.
En cuanto a las Medidas de fomento para los archivos ubicados en Andalucía. Artículo 37. La consejería podrá establecer medidas de fomento, apoyo técnico y económico, a las que podrán acceder los titulares de los archivos ubicados en Andalucía.
Los criterios de valoración que se establezcan en las bases reguladoras de subvenciones y ayudas de la Junta de Andalucía para el apoyo técnico y económico a los archivos, primarán que se trate de archivos integrados dentro del Sistema Archivístico de Andalucía.
Son archivos de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de las funciones de una unidad administrativa (Artículo 38. Los archivos de oficina).
Los responsables de las unidades administrativas velarán por la custodia y conservación de los documentos en los procedimientos en fase de tramitación, hasta que sean transferidos al archivo correspondiente, conforme a los plazos establecidos
- por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos
- o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento.
Estos archivos de oficina se organizarán conforme a las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos.
Cuando los procedimientos sean tramitados electrónicamente y, en general, los documentos sean producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.
En cuanto a los Medios personales y materiales (Artículo 39), reglamentariamente se establecerán
- la cualificación y
- el nivel técnico necesarios
del personal técnico con funciones archivísticas que preste servicio en los archivos del Sistema Archivístico de Andalucía para
- la gestión,
- la protección,
- el acceso y
- el servicio de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía,
así como las condiciones sobre
- infraestructuras,
- instalaciones y
- equipamientos necesarios para la seguridad y la conservación de los documentos custodiados en dichos archivos, todo ello sin perjuicio de las normas dictadas por el Estado en el ejercicio de sus competencias.
La consejería facilitará recomendaciones técnicas para la
- construcción,
- reforma o
- adaptación de los edificios en los que se ubiquen documentos de titularidad pública.
Se declaran de utilidad pública, a efectos de expropiación forzosa, los edificios y terrenos en los que se vayan a instalar dependencias de archivos de titularidad de la Junta de Andalucía.
Archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía (Sección 3.ª)
La clasificación de los archivos que integran el Sistema Archivístico de Andalucía se detalla en el Artículo 40 de la Ley 7/2011. Segun lo cual los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Andalucía se clasifican en razón de su titularidad y gestión en:
- a) Archivos de la Junta de Andalucía.
- b) Archivos de las entidades locales de Andalucía.
- c) Archivos de las universidades públicas de Andalucía.
- d) Archivos de titularidad y gestión distintas a las contempladas en los apartados anteriores integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía.
Archivos de la Junta de Andalucía (Sección 4.ª, Artículo 41. Archivos de la Junta de Andalucía).
Son archivos de la Junta de Andalucía:- a) Archivo del Parlamento de Andalucía
- b) Archivos de titularidad y gestión de la Junta de Andalucía:
- 1.º Archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma reseñadas en el capítulo VI del título IV del Estatuto de Autonomía para Andalucía.
- 2.º Archivos centrales.
- 3.º Archivos provinciales intermedios.
- 4.º Archivo General de Andalucía.
- c) Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía:
- 1.º Archivos históricos provinciales.
- 2.º Archivo de la Real Chancillería de Granada.
- 3.º Archivos de la Administración de Justicia en Andalucía.
En las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma existirá un archivo, que transferirá sus documentos al Archivo General de Andalucía.
Los archivos centrales son las unidades administrativas que se encargan de la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos (Artículo 43. Archivos centrales).
En cada consejería existirá un archivo central que transferirá sus documentos al Archivo General de Andalucía y llevará a cabo la coordinación funcional de los archivos centrales de sus órganos territoriales.
En cada entidad instrumental dependiente de la
Administración de la Junta de Andalucía igualmente existirá un archivo central, que transferirá sus documentos al Archivo General de
Andalucía, excepto los de las entidades cuyo ámbito de actuación
sea una sola provincia, en este caso lo harán al archivo provincial
intermedio que corresponda.En cada delegación del Gobierno de la Junta de Andalucía ycomo en cada delegación provincial de las respectivas consejerías, existirá un archivo central, que transferirá sus documentos a los archivos provinciales intermedios.
Los archivos centrales transferirán los documentos conforme a los plazos que establece la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos; o, en el plazo que reglamentariamente se establezca.
En el caso de expedientes electrónicos, éstos
- incorporarán las referencias pertinentes al Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía para la gestión documental
- y garantizarán la cadena de custodia.
Los archivos centrales serán coordinados funcionalmente por el Archivo General de Andalucía.
Archivos provinciales intermedios (Artículo 44). En cada provincia habrá un archivo provincial intermedio para la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales.
Estos archivos provinciales intermedios funcionalmente serán coordinados por el Archivo General de Andalucía; y a ellos se transferirán los documentos remitidos por los archivos centrales de la organización territorial de la Junta de Andalucía y entidades instrumentales en cada provincia.
Los archivos provinciales intermedios
transferirán a los archivos históricos provinciales los documentos
calificados de conservación permanente.Las transferencias se efectuarán de acuerdo con los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos; y, -en su caso -, en el plazo que reglamentariamente se establezca.
El Archivo General de Andalucía, Artículo 45, es el archivo intermedio e histórico para
- los archivos centrales de cada consejería de la Junta de Andalucía,
- los archivos centrales de las entidades instrumentales de la Administración de la Junta de Andalucía que ejerzan sus competencias en más de una provincia
- y los archivos de las instituciones de autogobierno de la Comunidad Autónoma.
Estos archivos le transferirán sus documentos de acuerdo a los plazos de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, en el plazo que reglamentariamente se establezca.
Archivos de titularidad estatal y gestión de la Junta de Andalucía (Subsección 2.ª, Artículo 46. Archivos históricos provinciales).
Los archivos históricos provinciales de Andalucía son los archivos históricos de la organización territorial
de la Junta de Andalucía y de las entidades
instrumentales en su respectiva provincia.Dependen orgánicamente de la consejería y a ellos se transferirán los documentos de conservación permanente de la Administración de Justicia en Andalucía en su provincia.
A los archivos históricos provinciales también se transferirán los documentos de conservación permanente procedentes de los respectivos archivos provinciales intermedios.
El Archivo de la Real Chancillería de Granada. (Artículo 47) es
un archivo histórico, al que se transfieren los documentos
del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. Depende orgánicamente de la Consejería.Los archivos de la Administración de Justicia en Andalucía (Artículo 48). se regirán por lo dispuesto en esta ley 7/2011, sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte.
A efectos de lo previsto en el artículo 17.3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, elaborará el informe que declare la conservación de los documentos judiciales en razón de su valor histórico-cultural. Y los documentos judiciales calificados de conservación permanente por la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía o por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos ingresarán en el correspondiente archivo histórico provincial, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 47.
Artículo 47. Archivo de la Real Chancillería de Granada.
1. El Archivo de la Real Chancillería de Granada es un archivo de carácter histórico, al que se transfieren los documentos del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. A este archivo le será de aplicación lo dispuesto en el artículo 3.2.
2. El Archivo de la Real Chancillería de Granada depende orgánicamente de la Consejería.
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Artículo 3.2. Los archivos de titularidad estatal cuya gestión corresponda a la
Comunidad Autónoma se regirán por la legislación estatal que les afecte,
por los convenios suscritos entre el Estado y la Junta de Andalucía y
por las disposiciones de esta ley.
Archivos de las entidades locales. (Sección 5.ª, Artículo 49. Archivos de las entidades locales de Andalucía).
Las entidades locales de Andalucía deberán garantizar la prestación de los servicios de archivo dentro de su ámbito territorial. Y cada entidad local deberá establecer su propia red de archivos, incluyendo los archivos de sus entes vinculados o de él dependientes.
Los archivos de las diputaciones provinciales y de los ayuntamientos de municipios con más de 15.000 habitantes deberán estar a cargo de personal con la cualificación y nivel técnico que sea necesario, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicación.
Las entidades locales, los ayuntamientos, podrán mancomunarse para la prestación de los servicios de archivo.Por su parte, la Administración de la Junta de Andalucía promoverá el establecimiento de medidas que contribuyan a la conservación del Patrimonio Documental de Andalucía y a la prestación de los servicios de archivo de las entidades locales.
Archivos universitarios (Sección 6.ª, Artículo 50. Archivos de las universidades públicas de Andalucía). Establecerán su propia red de archivos, incluyendo los de sus entidades instrumentales.
De otros archivos integrados en el Sistema Archivístico de Andalucía trata la Sección 7.ª, Artículo 51. Integración en el Sistema Archivístico de Andalucía.
La inclusión de un archivo distinto de los contemplados anteriormente en el Sistema Archivístico de Andalucía se producirá a petición de las personas físicas o jurídicas públicas o privadas interesadas, y se resolverá, en un plazo no superior a 6 meses, conforme al procedimiento y requisitos que establezcan las normas que desarrollen el procedimiento de integración.