El Artículo 27, Validez y eficacia de las copias
realizadas por las Administraciones Públicas, de la Ley 39/2015 sobre Procedimiento Administrativo Común, nos habla de las copias de documentos originalesen al Administración Pública.
Así, cada Administración Pública
podrá determinar los órganos que tengan competencias de expedición de
copias auténticas tanto de los documentos públicos administrativos o de documentos privados, sabiendo que las copias
auténticas de los documentos privados surten efectos únicamente administrativos; y que las copias auténticas que sean realizadas por una Administración Pública tendrán validez
en las restantes Administraciones.
A estos
efectos, tanto la Administración General del Estado, como las Comunidades Autónomas y
Entidades Locales, estarán facultadas para realizar copias auténticas por medio de un funcionario
habilitado o mediante una actuación administrativa automatizada.
Al respecto, debe tenerse actualizado un registro, o sistema equivalente, en el que deberán constar
los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que
deberá ser plenamente interoperable y estar interconectado con los de las
restantes Administraciones Públicas, para comprobar la validez de
la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en
materia de registros.
Se consideraán copias
auténticas de un documento público administrativo o privado las realizadas,
en cualquier soporte, por los órganos competentes de las
Administraciones Públicas, quedando garantizada la identidad del órgano
que realizó la copia y su contenido.
Las copias
auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Para garantizar identidad y
contenido de las copias bien electrónicas o bien en papel, y por tanto su carácter de
copias auténticas, las Administraciones Públicas se ajustarán a lo
previsto en:
- el Esquema Nacional de Interoperabilidad,
- el Esquema Nacional de
Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo,
- así como a las siguientes
reglas:
- a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
- b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
Por medio el proceso tecnológico de la digitalización, se permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no
electrónico, en un fichero electrónico con imagen codificada, fiel e
íntegra del documento.
- c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en ellas figure la condición de copia y tendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permita contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
- d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
Las Administraciones harán públicos, por medio de la sede electrónica
correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de
verificación utilizado.
En
cualquier momento los interesados podrán solicitar, la expedición de copias auténticas de documentos
públicos administrativos válidamente emitidos por las
Administraciones Públicas, dirigiéndose la solicitud al órgano que emitió el documento
original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación
de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de
quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro
electrónico de la Administración u Organismo competente.
Las Administraciones Públicas están obligadas a expedir copias auténticas
electrónicas de cualquier documento en papel que los interesados presenten y
que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Cuando las Administraciones Públicas
expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar así expresamente indicado
en el documento de la copia.
La expedición de copias auténticas
de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los
diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.